dinsdag 15 oktober 2019 | week 42
Home » Politiek » Onrust in de ambtelijke organisatie komt naar buiten

Onrust in de ambtelijke organisatie komt naar buiten

Nu al gedoe om nieuwe gemeentesecretaris

Onrust in de ambtelijke organisatie komt naar buiten

Lansingerland – De afgelopen weken zijn er bij het college van b. en w. twee anonieme brieven over het functioneren van de directie, en met name van de nieuwe gemeentesecretaris, bezorgd. Sommige medewerkers uitten aanvankelijk hun bezorgdheid vertrouwelijk bij uw verslaggever, maar afgelopen week bleken er ook al roddels op straat te liggen. Reden genoeg om voor een tweetal gesprekken bij burgemeester Pieter van de Stadt langs te gaan en hem openheid van zaken te laten geven.

Freek J. Zijlstra

Organisatieontwikkeling

Na het vertrek van de vorige gemeentesecretaris per 1 december 2017 is onder leiding van een interim gemeentesecretaris een structuurplan voor de ambtelijke organisatie en functieomschrijvingen voor de nieuwe directie geschreven. Met het aantreden van de huidige gemeentesecretaris en drie domeindirecteuren werd een doorstart gemaakt in het op een hoger plan brengen van de organisatie.

Wat is er aan de hand?

Burgemeester Pieter van de Stadt: “Het probleem bij een organisatieontwikkeling en het aanstellen van nieuwe leidinggevenden is dat iedereen zijn rol zoekt en het effect is dan soms dat mensen zich beginnen in te graven. We komen van ver. Er zijn drie gemeenten gefuseerd en dat betekent dat drie kleine ambtelijke organisaties samengevoegd werden tot één grote. Het is na zo’n proces heel normaal om dan pakweg vier jaar later door te ontwikkelen tot er een goed geoliede organisatie staat. Dat is hier niet gelukt omdat er toen flink bezuinigd moest worden vanwege de economische en financiële crisis. Zo trof ik het aan toen ik hier vier jaar geleden kwam. We zaten toen op een dieptepunt. Gelukkig gaat het nu veel beter, financieel en inhoudelijk. Die ontwikkelslag hebben we het laatste jaar ingezet. Dat bestaat uit de cultuur waaronder we willen werken: ‘Wat kan ik voor u doen?’ en een stuk professionalisering, een ambtelijk apparaat dat toegerust is op de enorme opgave waarvoor we staan met bijvoorbeeld vliegveld RTHA, de A16 Rotterdam, de HSL en de ontwikkeling van Wilderzijde. Dat zegt iets over het inhoudelijk niveau van de functies die je daarvoor nodig hebt en de daarbij behorende functiewaarderingen. Dat lag hier simpelweg te laag.”

Voor die doorontwikkeling is een nieuwe directie aangesteld, aan het hoofd een gemeentesecretaris en daaronder drie domeindirecteuren, terzijde gestaan door een controller. Van de zeven voormalige hoofden is er één directeur geworden, anderen zijn herplaatst in een andere functie of zijn vertrokken. De zeventien teamleiders zijn opgewaardeerd naar teammanagers die honderd procent leiding geven. Onder dat middelmanagement werken ongeveer 400 medewerkers.

Waar zit nu de pijn?

Van de Stadt: “Van de teammanagers wordt best wel wat verwacht. Van bovenaf zijn de verwachtingen groot en wordt er prestatiedruk uitgeoefend. Van onderaf is de rol veranderd; van collega is men ineens baas geworden. Die personeelslaag is in een lastige positie gekomen. Niet iedereen vindt die nieuwe rol even makkelijk. Wij geven dat de tijd. Wij zijn verantwoordelijk voor hun persoonlijke groei en ontwikkeling. Dat gaat gepaard met druk, ‘Je moet wel mee’, en met liefde, ‘We gaan je daarbij helpen’. Sommigen komen toch klem te zitten, hebben het gevoel het niet aan te kunnen of er uitgewerkt te worden. Ik vind dat de organisatieverandering niet mag leiden tot conclusies over iemands functioneren.”

Gaat de brief daarover?

“De anonieme brieven gaan over de organisatieontwikkeling. Dat die te voortvarend wordt opgepakt. Wat ik onredelijk en onheus vind, is dat men dat in een anonieme brief schrijft, want daar heb je procedures voor. Los van het feit dat er beschuldigingen in staan die mensen beschadigen en kant noch wal raken. Dat valt in de categorie roddels en achterklap.
Het tweede deel van de pijn zit in de afdelingen waar medewerkers heel verschillend op de situatie reageren. De een is blij, de ander vraagt zich waarom dat allemaal moet, een derde vindt het niet fijn, een vierde kan het niet vinden met de teammanager…. net zoals overal bij elke organisatieontwikkeling. Dat koppelt men nu aan de veranderingen. Mensen worden daar onzeker van. Er zijn zorgen in de boven- en onderlagen van de organisatie.”

Praatsessies

Wat was de bedoeling van de directie om medewerkers in twee sessies bij elkaar te roepen? Informatie-uitwisseling, stelling nemen, dingen rechtzetten?

“Na binnenkomst van de eerste brief heeft de gemeentesecretaris inderdaad twee centrale bijeenkomsten belegd met een zeer aanzienlijk deel van het personeel. Het doel was ‘zenden’ en inventarisatie. Daarna zijn er per afdeling gesprekken gevoerd door de gemeentesecretaris en het verantwoordelijke directielid. Ik verwacht dat daar gezegd is wat er leeft. Ik vind het cruciaal dat we met elkaar het gesprek aangaan. Als de cultuur is dat men elkaar niet de waarheid zegt, dan heeft de organisatie een probleem.”

Geldt dat mechanisme ook als er een nieuwe directie is die het vertrouwen nog moet opbouwen? Ga je dan na een anonieme brief grootschalig iedereen bij elkaar roepen?

“We wisten dat er druk op zat. Er was al extra ondersteuning op sommige afdelingen. Maar, de brief gaat qua inhoud een grens over. Onheuse aantijgingen, zwartmakerijen, dáár pas ik voor. Er stonden óók terechte zorgen in de brief, die fatsoenlijk geformuleerd waren. Gerechtvaardigde zorgen bij mensen van wie iets gevraagd wordt, dat gaan we oplossen. Het probleem van de brief is voor mij de anonimiteit en dat het gepaard gaat met verdachtmakingen naar mensen die zich niet kunnen verweren. Dat is een laffe daad. Zo gaan we niet met elkaar om! Reden voor de gemeentesecretaris om het op deze grootschalige manier op te pakken is dat ik wil dat iedereen met plezier naar zijn werk gaat en dat naar onze samenleving uitstraalt.”

Er werd mij verteld dat er in de organisatie een angstcultuur heerst. Het college schrijft in de kaderbrief 2020 dat het wil investeren in kwaliteit van het ambtelijk apparaat en een aantrekkelijke en veilige werkplek wil bieden voor de werknemers. Hoe zit dat?

“Ik herhaal hier ‘Je moet met elkaar het gesprek aangaan’. Dat deden mensen hier niet; er was een angstcultuur, dus je sprak je baas niet tégen, je sprak je baas niet aan. Mensen die niet goed functioneerden kregen promotie, daar ging heel veel mis. De omslag die wij in de cultuur willen maken, vinden mensen wel spannend. Dat soort angst vind ik onterecht. Het is niet altijd goed te beoordelen of die angst werk-gerelateerd is, of voortkomt uit externe factoren zoals onrust in de huiselijke situatie. Ik vind het volstrekt normaal dat in een stevig functioneringsgesprek benoemd wordt op welke punten iemand niet goed meekomt in de organisatie. Wij zijn een organisatie die met belastinggeld doelen moet bereiken en daar efficiënt mee moet omgaan.”

Werknemers hebben de afgelopen weken hier niet in rijen voor de deur gestaan, neem ik aan?

“Ik spreek heel veel mensen; ik benader ze of ze benaderen mij. In die gesprekken gaat het zeker over zorgen, maar nooit op een onaangename wijze. Soms zijn het mensen die wanhopig zijn en het niet aankunnen. Dan gaan we met elkaar kijken wat we kunnen veranderen. Er zijn hier mensen bij wie het over de schoenen loopt omdat ze veel werk hebben. Dat je dat tegen je baas zegt, hoort bij een open werkrelatie. Als iemand met zijn of haar klacht niet bij de leidinggevende komt, weten we het niet. Ik begrijp de spanning, de emotie. Maar je hoeft niet bang te zijn voor je baan. Zo werken we hier niet. Ik wíl het niet en het kán niet! We reorganiseren niet en hebben hier géén reorganisatiebudget. Heb je een probleem, dan gaan we aan de slag om je te helpen. Ik wil een organisatie waarin wordt samengewerkt. Dat is de enige manier.”

Gemeentesecretaris

De gemeentesecretaris zou als hoofd van de directie tweespalt veroorzaken; medewerkers gaan hem uit de weg of stellen zich juist afhankelijk van hem op.

“Ik hoor dat niet. De beschuldiging is makkelijk geuit. Er zijn mensen in de organisatie die vanuit hun functie nauw met hem samenwerken. De gemeentesecretaris is de baas van de organisatie. Hij stuurt in feite direct drie domeindirecteuren aan, maar heeft ook contact met teammanagers. In strikte zin heeft iemand op de werkvloer niet rechtstreeks met de gemeentesecretaris te maken, maar alleen met de eigen teammanager. Heb je een probleem, dan ga je eerst naar je eigen teammanager.”

Vlak na de benoeming van de gemeentesecretaris schreef het Algemeen Dagblad in juli 2018 dat Lansingerland een niet onomstreden persoon binnenhaalde. Na zijn overhaast vertrek uit Delft, waar hij van 2010-2014 wethouder financiën was – vlak voor de verkiezingen van maart 2014 – naar de Metropoolregio zei een lokale partij: ‘Hij liep weg en liet ons met de rotzooi achter.’ Hij werd geprezen om zijn intelligentie en drive, maar anderen omschreven hem als ‘flagrante ijdelheid’ en ‘macho-gedrag’.

Hoe goed was u op de hoogte van de vorige activiteiten van de gemeentesecretaris?

Burgemeester Van de Stad: “Ik heb het uiteraard nagevraagd. Hij heeft wel iets moois achtergelaten als wethouder, iets waar de stad nu trots op is. Verder zijn al die beschrijvingen waarschijnlijk waar. Daar heb ik helemaal geen moeite mee. Hij is hier bewust binnengehaald omdat we iemand nodig hebben die de organisatie een draai geeft. Hij heeft de capaciteiten om dat te doen. Hij neemt mee: een hoge intelligentie, een enorme drive en inderdaad wat ‘mannetjesputtersgedrag’, en hij is ongetwijfeld ijdel, zoals de meeste politici. Op de persoonlijkheidskenmerken ‘drive, tempo maken en doen’ is hij geworven. Dat is de verantwoordelijkheid van het college van b. en w.”

Komt hij hier de boel opschudden om na een paar jaar weer te vertrekken en ons met narigheid achter te laten?

“Hij treft hier ongelofelijk veel zaken aan, erfenissen van projecten die aangejaagd moeten worden. Zoals flexibele werkplekken, een andere manier van werken, een nieuw telefoonsysteem. Niet alles verloopt even soepel. Hij moet de organisatie door-ontwikkelen, waarvoor hij het model niet gemaakt heeft of de koers heeft uitgezet; hij moet de uitvoering ervan op zich nemen. We hebben bovendien een aantal zware politieke dossiers lopen, die al jaren lopen en nu in de beslissende fase zitten, zoals de A16 Rotterdam, de HSL, Bleizo, De Snip, de dienstverlening in het Huis van de Samenleving.
Onze nieuwe gemeentesecretaris werd op zijn dertigste wethouder financiën van Delft en heeft dat naar mijn mening goed gedaan. Het is momenteel heel normaal om als bestuurder van Metropoolregio Rotterdam Den Haag, na vier jaar weg te gaan bij de organisatie als de klus geklaard is. Hij is ook hier binnengehaald om een klus te klaren en ik ga ervan uit dat hij hier minimaal drie tot vijf jaar blijft.”

Wat gaat het college doen om het vertrouwen in de directie te herwinnen? Wat kunnen medewerkers doen die zich in het nauw gedreven voelen of vinden dat zij slachtoffer van de situatie zijn geworden?

“We zijn een toporganisatie met topmensen! De meerderheid van de medewerkers gaat met plezier naar het werk. De pijn zit in bepaalde hoeken van de organisatie. Dat moet de directie oplossen. Het idee ‘Heb ik straks nog wel een baan?’ moet eruit. Als je met elkaar in gesprek gaat, kun je het vertrouwen herwinnen. Ik hang als portefeuillehouder P & O en politiek eindverantwoordelijke boven de organisatie. Ik wil dat we met respect en aandacht voor elkaar aan het werk gaan. Kom hier bij mij aan tafel, dan praten we erover; dat leidt nooit tot ontslag. Mensen hebben recht op veiligheid op het werk. We laten onze mensen echt niet in de steek en zorgen goed voor elkaar. Vergelijk het met de wielertocht ‘Ride for the Roses’, we vertrekken samen als team en ook samen gaan we de finish over, we helpen elkaar en laten niemand achter!

Check Also

Indoorfestival DAKERAF voor jongeren Lansingerland

Lansingerland - Met ‘Pubers in de Spotlight’ richt de gemeente Lansingerland zich op een positieve manier op jongeren in Lansingerland. Om hier voor jongvolwassenen een nog prettigere plek te maken om te wonen, leven en zich te ontwikkelen, waarbij wordt geluisterd naar en samengewerkt met de jongeren zelf.

Geef een reactie